Cómo funciona el chatbot de Nevent

El chatbot de Nevent es un asistente virtual de soporte que responde preguntas de tus fans en tiempo real desde tu web o landing page. Esta página explica cómo funciona por dentro: de dónde obtiene la información, qué papel tiene cada capa de configuración y por qué el sistema está diseñado de esa manera.

Qué es el chatbot de Nevent

El chatbot es un asistente de inteligencia artificial que tú instalas en la web de tu evento para atender dudas de los asistentes sin que intervenga tu equipo en cada mensaje. Cuando alguien pregunta por el horario de apertura, los artistas del lineup o cómo recargar el cashless, el bot responde al instante con la información de tu evento.

No es un chatbot de preguntas y respuestas fijas. El asistente genera respuestas en lenguaje natural combinando varias capas de información que el promotor controla.

Las cuatro capas que forman cada respuesta

Cuando un fan escribe un mensaje, el chatbot compone la respuesta a partir de cuatro capas que actúan juntas. Entender cada una ayuda a saber por qué el bot responde como lo hace y cómo mejorarlo.

1. Las instrucciones personalizadas

Las instrucciones son el núcleo de comportamiento del asistente. Aquí defines quién es el bot, qué prioriza y cómo actúa en cada situación. Por ejemplo, puedes indicarle que se llame “Asistente oficial de Demo Fest”, que use un tono informal, que priorice información sobre accesos o que siempre ofrezca el correo de soporte cuando no sepa la respuesta.

El campo admite hasta 5.000 caracteres de texto libre en lenguaje natural. No hace falta saber programar. El estilo de escritura, en cambio, se gestiona por separado en la capa de voz.

2. La voz del asistente

La voz define cómo suena el asistente al escribir: el vocabulario que usa, la longitud de sus frases, el grado de formalidad. Se genera a partir de conversaciones reales de tu equipo. La plataforma recomienda aportar entre dos y seis conversaciones variadas (consultas habituales, incidencias, negativas) con un mínimo de 500 palabras en total.

La diferencia entre instrucciones y voz es conceptual. Las instrucciones dicen qué hacer; la voz dice cómo decirlo. Si no configuras la voz, el asistente escribe con un estilo genérico por defecto.

3. Los documentos de referencia

Son archivos que tú subes y que el bot puede consultar para dar respuestas más precisas: la guía del recinto, el FAQ del evento, las normas de acceso, el mapa de escenarios. Los formatos admitidos son PDF, TXT, MD y DOCX, con un tamaño máximo de 10 MB por documento.

Cuando subes un documento, la plataforma lo procesa y lo pone en estado “Listo”. Solo entonces el chatbot puede leerlo. Si el estado no es “Listo”, el documento no se usa.

La lógica es sencilla: cuanto más completo y actualizado sea el documento, más precisas serán las respuestas. Un FAQ bien redactado con las preguntas habituales de tu evento reduce la probabilidad de que el bot improvise o cometa errores.

4. Las fuentes de datos de Nevent

Las fuentes de datos son la información estructurada que ya existe en tu cuenta de Nevent. En lugar de copiar esa información manualmente a un documento, el chatbot puede consultarla en tiempo real cuando la fuente está activada.

Hay hasta ocho fuentes agrupadas en tres bloques:

Información del evento: El nombre, la descripción y la imagen principal del evento; la ubicación física, las fechas y los horarios de apertura de puertas del venue; y el lineup completo con horarios de actuación, escenarios y artistas destacados.

Información del usuario: El nombre del asistente, sus carpetas asignadas y su ubicación actual; sus puntos de loyalty, el nivel alcanzado y los beneficios disponibles; y el tipo de entrada que tiene, las experiencias incluidas y los complementos contratados.

Información adicional: Los puntos de interés, las ubicaciones de servicios y las áreas del recinto según el mapa; y la lista de marcas patrocinadoras con sus enlaces.

Puedes activar o desactivar cada fuente de forma independiente. La razón para desactivar fuentes que no necesitas es práctica: la plataforma indica que desmarcar fuentes innecesarias optimiza el consumo de tokens. En Demo Fest, por ejemplo, la fuente de patrocinadores está desactivada, lo que explica el marcador “7 de 8 fuentes activas” visible en el panel de estado.

Cómo decide el chatbot qué incluir en cada respuesta

Cuando llega una pregunta, el asistente combina lo que sabe de las cuatro capas y genera una respuesta en lenguaje natural. No busca una respuesta predefinida, sino que razona sobre la información disponible para construir una contestación apropiada al contexto.

El modelo de lenguaje que usa el asistente en Demo Fest es Gemini 3.5 Flash Lite, visible en el panel de estado de la configuración.

En qué idioma responde el chatbot

El chatbot detecta el idioma en que escribe el visitante y responde en ese mismo idioma. Esta capacidad es automática y no requiere configuración adicional por parte del promotor.

En la bandeja de entrada de Demo Fest se han observado conversaciones activas en español, neerlandés, japonés y rumano, todas gestionadas por el mismo asistente.

El widget tiene un ajuste de idioma por defecto (español, inglés, catalán o portugués), pero si la página donde se instala el chat declara otro idioma compatible, el widget lo adopta automáticamente.

Los enlaces trackeados y el empuje a venta

Cuando el chatbot recomienda un evento o enlaza documentación, puede usar un enlace corto medible (con dominio nevt.link) en lugar de la URL original. Esto permite contabilizar cuántos clics genera el asistente y atribuirlos a conversaciones concretas.

Hay un límite de 200 enlaces nuevos al día por recinto. Si se supera, las respuestas vuelven a usar la URL original sin tracking.

Esta capa de medición es la que alimenta la sección “Empuje a venta” en el panel de rendimiento, donde el promotor puede ver cuántas recomendaciones con enlace realizó el bot, cuántos clics generaron y qué porcentaje de conversaciones hicieron clic.

La bandeja de entrada y la intervención humana

El chatbot no es un canal cerrado. Desde la bandeja de entrada, cualquier miembro del equipo puede ver el estado de todas las conversaciones y tomar el control de cualquiera de ellas en tiempo real. Cuando un agente interviene, el bot deja de responder y el agente escribe directamente al fan.

Las conversaciones tienen cuatro estados posibles: bot en curso (el asistente está respondiendo de forma autónoma), en curso (un agente humano ha tomado el relevo), escalada (el bot no ha podido resolver la consulta y espera atención humana) y resuelta.

Este diseño permite que el chatbot gestione el volumen alto de consultas repetitivas, con los agentes humanos disponibles para los casos que requieren criterio o información que el bot no tiene.

Por qué esta arquitectura en capas

La separación en instrucciones, voz, documentos y fuentes de datos responde a un objetivo concreto: que el promotor pueda actualizar cada parte sin tocar las demás.

Si cambia el lineup del evento, la información se actualiza en la plataforma y el chatbot la refleja automáticamente a través de la fuente “Agenda de artistas”, sin tener que editar ningún documento ni reescribir las instrucciones. Si cambia el tono de comunicación del festival, basta con ajustar la voz o las instrucciones, sin tocar los datos del evento.

Esta modularidad reduce el trabajo de mantenimiento y disminuye el riesgo de que el bot trabaje con información desactualizada.